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Procedure di Acquisto

INDICAZIONI GENERALI:

ATTENZIONE: L'acquisto di beni /servizi e materiali é consentito soltanto ai membri dei Progetti di Ricerca e dello Staff Tecnico /Amministrativo e Scientifico del LENS.

Sono previste diverse tipologie di acquisto che sono legate all'importo del bene /servizio che si desidera acquistare. Ciascuna di queste procedure avrà un diverso iter amministrativo e una diversa Procedura di Acquisto come di seguito indicato:

Nessuna acquisizione di lavori, fornitura di beni o prestazione di servizi può essere artificiosamente frazionata al fine di eludere limiti e vincoli di procedura.

Sulla base dell'interpretazione del Responsabile dell'Ufficio Affari Legali dell'Università di Firenze (prot.98910 del 31/7/2012) del combinato disposto dell'art. 1 Co.7 del DL n.95/2012 e dell'art. 1, Co.449 e 450 della L. 296/2006, recante disposizioni in materia di acquisto di beni e servizi, per le istituzioni universitarie si configura la facoltà di approvvigionarsi ricorrendo alle Convenzioni CONSIP e alle centrali di committenza regionali.

Procedura di Acquisto di beni /servizi di importo (IVA esclusa):

Procedura di Acquisto di beni/servizi per importo inferiore 1.500,00 € (IVA esclusa)

Procedura di Acquisto di beni/servizi per importo inferiore a 25.822,84 € (IVA esclusa)

  • Richiesta di Acquisto
  • Buono d'Ordine
  • Dichiarazione di Unicità
  • Dichiarazione Tecnica
  • Verbale di Collaudo per materiale inventariabile

Procedura di Acquisto:
Il richiedente l'acquisto dopo una accurata indagine di mercato, compila la Richiesta di Acquisto motivando la scelta della ditta assegnataria e individuando nel dettaglio le caratteristiche tecniche peculiari necessarie per soddisfare le proprie esigenze. (che cosa ti serve e perché). In casi specifici potrà essere allegata una Descrizione Tecnica particolareggiata (Tecnical Annex) dell'oggetto e delle sue caratteristiche tecniche.

E' necessario richiedere almeno 5 preventivi ad altrettante imprese diverse, e motivare la scelta della ditta assegnataria attraverso il confronto dettagliato dei criteri di aggiudicazione.

Nel caso particolare che esista una sola ditta in grado di fornire il materiale in oggetto, Il richiedente l'acquisto dovrà allegare alla Richiesta di Acquisto la Dichiarazione di Unicità, la quale dovrà essere firmata esclusivamente dal responsabile del progetto.

Il modulo di richiesta, firmato dal Richiedente e dal Responsabile Scientifico, deve essere allegato al Buono d'Ordine che il richiedente avrà provveduto a riempire nelle parti a lui riservate.

I moduli scaricati possono essere compilati a video e, una volta stampati e firmati, dovranno essere consegnati dal richiedente prima al Direttore del LENS per la firma, e successivamente all'Ufficio Amministrazione, che provvederà a datare, numerare, codificare e inviare l'ordine di acquisto al fornitore.

Alla consegna del bene/servizio, nel caso si tratti di materiale inventariabile, dovrà essere eseguita la prevista procedura di collaudo a cura del Collaudatore indicato nella richiesta di acquisto, con conseguente invio all'amministrazione del Verbale di collaudo

Note:
Per importi superiori a 10.000,00 € l'amministrazione provvederà al controllo telematico di Equitalia per verificare la regolarità fiscale del fornitore (vedi circolare MEF - Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato n. 22del 29/7/2008).

Per importi superiori a 20.000,00 l'amministrazione richiederà d'ufficio il DURC per verificare la regolarità contributiva (L.445/2000-art.44-bis)

Per gli acquisti extraeuropei si prega di richiedere un prezzo comprensivo delle spese di trasporto e assicurazione con destinazione finale Firenze /Sesto Fiorentino in modo da conoscere il costo totale dell'acquisto da far gravare sul fondo di ricerca.

Per alcuni beni di cui si richiede l'acquisto può essere necessario fornire una Dichiarazione Tecnica che indichi il motivo per cui tali beni sono da considerarsi "di consumo".

Allo scopo di facilitare l'Ufficio Amministrativo nella rendicontazione dei progetti di ricerca, si prega di indicare nei buoni d'ordine /richieste di acquisto, la natura del bene che viene acquistato (ad es. componenti elettronici, strumentazione, chemicals, disposable plastics, enzymes, cell culture, optical devices, laser, altro...)

Procedura di Acquisto di beni/servizi per importo compreso fra 25.822,84 € e 40.000,00 € IVA esclusa)

PRIMA DI PROCEDERE ALL'ORDINE È NECESSARIA L'APPROVAZIONE DEL CONSIGLIO DIRETTIVO

  • Richiesta di Acquisto
  • Buono d'Ordine (Compilazione a carico dell'Ufficio Amministrativo)
  • Dichiarazione di Unicità
  • Dichiarazione Tecnica
  • Verbale di Collaudo per materiale inventariabile

PRIMA DI PROCEDERE ALL'ORDINE È NECESSARIA L'APPROVAZIONE DEL CONSIGLIO DIRETTIVO

Procedura di Acquisto:
Il richiedente l'acquisto dopo una accurata indagine di mercato, compila la Richiesta di Acquisto motivando la scelta della ditta assegnataria e individuando nel dettaglio le caratteristiche tecniche peculiari necessarie per soddisfare le proprie esigenze. (che cosa ti serve e perché). In casi specifici potrà essere allegata una Descrizione Tecnica particolareggiata (Tecnical Annex) dell'oggetto e delle sue caratteristiche tecniche.

E' necessario richiedere almeno 5 preventivi ad altrettante imprese diverse, e motivare la scelta della ditta assegnataria presentando una tabella di confronto dettagliato dei criteri di aggiudicazione.

Nel caso particolare che esista una sola ditta in grado di fornire il materiale in oggetto, Il richiedente l'acquisto dovrà allegare alla Richiesta di Acquisto la Dichiarazione di Unicità, la quale dovrà essere firmata esclusivamente dal responsabile del progetto.

La Richiesta d'Acquisto, firmata dal Richiedente e dal Responsabile Scientifico, deve essere consegnata in Ufficio Amministrazione (Ufficio Contabilità, Stanza n. 87), insieme agli altri documenti allegati.

La Procedura di Acquisto procederà quindi nei modi e nei tempi di seguito indicati:

1. Il Direttore del LENS predisporrà la richiesta di approvazione al Consiglio Direttivo, tramite la Segreteria Amministrativa.

2. La Segreteria Amministrativa comunicherà alla contabilità e al richiedente l'acquisto se ha ottenuto o meno l'autorizzazione a procedere da parte del Consiglio Direttivo.

3. L'amministrazione richiederà al fornitore la documentazione necessaria per procedere alla stipula del contratto di acquisto e quindi alla conpilazione del Buono d'Ordine.

4. Ricevuta la documentazione, l'amministrazione invierà al fornitore il Buono d'Ordine, firmato dal Direttore del LENS, per accettazione, e comunicherà l'invio al richiedente l'acquisto.

Alla consegna del bene/servizio, nel caso si tratti di materiale inventariabile, dovrà essere eseguita la prevista procedura di collaudo a cura del Collaudatore indicato nella richiesta di acquisto, con conseguente invio all'amministrazione del Verbale di collaudo

Soltanto dopo il ricevimento del verbale di collaudo l'Ufficio Amministrativo provvederà al pagamento della fattura e all'inventario del bene.

Note:
Per gli acquisti extraeuropei si prega di richiedere un prezzo comprensivo delle spese di trasporto e assicurazione con destinazione finale Firenze /Sesto Fiorentino in modo da conoscere il costo totale dell'acquisto da far gravare sul fondo di ricerca.

Per alcuni beni di cui si richiede l'acquisto può essere necessario fornire una Dichiarazione Tecnica che indichi il motivo per cui tali beni sono da considerarsi "di consumo".

Allo scopo di facilitare l'Ufficio Amministrativo nella rendicontazione dei progetti di ricerca, si prega di indicare nei buoni d'ordine /richieste di acquisto, la natura del bene che viene

acquistato (ad es. componenti elettronici, strumentazione, chemicals, disposable plastics, enzymes, cell culture, optical devices, laser, altro...)

Procedura di Acquisto di beni/servizi per importo compreso fra 40.000.00 € e 209.000,00 € (IVA esclusa)

PER ORDINI SUPERIORI A 40.000 SI PREGA DI PRESENTARE PROPOSTA DI ACQUISTO ALL’AMMINISTRAZIONE PER PROCEDERE AGLI ADEMPIMENTI DI LEGGE.


Per questo importo l'acquisto dovrà ottenere l'approvazione del Consiglio Direttivo.

Procedura di Acquisto:
Secondo una propria indagine di mercato, Il richiedente indicherà gli operatori economici a cui chiedere l'offerta di acquisto. Sarà cura dell'amministrazione LENS richiedere formalmente i preventivi.

Il richiedente l'acquisto dopo una accurata indagine di mercato, compila la Richiesta di Acquisto motivando la scelta della ditta assegnataria e individuando nel dettaglio le caratteristiche tecniche peculiari necessarie per soddisfare le proprie esigenze. (che cosa ti serve e perché). In casi specifici potrà essere allegata una Descrizione Tecnica particolareggiata (Tecnical Annex) dell'oggetto e delle sue caratteristiche tecniche.

Nel caso particolare che esista una sola ditta in grado di fornire il materiale in oggetto, Il richiedente l'acquisto dovrà allegare alla Richiesta di Acquisto la Dichiarazione di Unicità, la quale dovrà essere firmata esclusivamente dal responsabile del progetto.

La Richiesta d'Acquisto, firmata dal Richiedente e dal Responsabile Scientifico, deve essere consegnata in Ufficio Amministrazione (Ufficio Contabilità, Stanza n. 87), insieme agli altri documenti allegati.

La Procedura di Acquisto procederà qundi nei modi e nei tempi di seguito indicati:

1. Il Direttore del LENS predisporrà la richiesta di approvazione al Consiglio Direttivo, tramite la Segreteria Amministrativa, sulla base della richiesta di acquisto.

2. La Segreteria Amministrativa comunicherà alla contabilità e al richiedente se l'acquisto ha ottenuto o meno l'autorizzazione a procedere da parte del Consiglio Direttivo.

3. L'amministrazione richiede formalmente le offerte con:

a) L'invito a presentare l'offerta, che gli operatori economici dovranno inviare nei modi e nei termini indicati nell'invito.

b) Il Capitolato d'Appalto, che contiene gli elementi essenziali della prestazione richiesta, predisposto in collaborazione con il richiedente l'acquisto,

c) Il Modulo A, attraverso il quale si potranno verificare i requisiti di cui all'art. 38 e seguenti del Codice degli Appalti.

4. Secondo i modi e i termini indicati nella richiesta di acquisto e nella richiesta formale di offerta, si riunisce la Commissione che assegnerà la fornitura /servizio e determinerà la necessità o meno di una garanzia bancaria o assicurativa provvisoria. La scelta avverrà secondo il criterio del prezzo più basso o dell'offerta economicamente più vantaggiosa.

5. Sulla base del verbale della Commissione il Direttore può predisporre il decreto di aggiudicazione provvisoria.

6. L'amministrazione provvederà alla verifica dei requisiti di cui all'art. 38 e seguenti del Codice degli Appalti.

7. Sulla base della verifica dei requisiti il Direttore predispone l'aggiudicazione definitiva, con la richiesta della garanzia bancaria o assicurativa ai sensi dell'art. 113 del Codice degli Appalti.

8. L'amministrazione predispone il contratto di acquisto,

9. Alla consegna del bene /servizio, dovrà essere eseguita la prevista procedura di collaudo a cura del Collaudatore indicato nella richiesta di acquisto, con conseguente invio all'amministrazione del Verbale di collaudo

10. Soltanto dopo il ricevimento del verbale di collaudo l'Ufficio Amministrativo provvederà all'immediato svincolo della garanzia, al successivo pagamento della fattura e all'inventario del bene.

Note:
Per gli acquisti extraeuropei si prega di richiedere un prezzo comprensivo delle spese di trasporto e assicurazione con destinazione finale Firenze /Sesto Fiorentino in modo da conoscere il costo totale dell'acquisto da far gravare sul fondo di ricerca.

Per alcuni beni di cui si richiede l'acquisto può essere necessario fornire una Dichiarazione Tecnica che indichi il motivo per cui tali beni sono da considerarsi "di consumo".

Allo scopo di facilitare l'Ufficio Amministrativo nella rendicontazione dei progetti di ricerca, si prega di indicare nei buoni d'ordine /richieste di acquisto, la natura del bene che viene acquistato (ad es. componenti elettronici, strumentazione, chemicals, disposable plastics, enzymes, cell culture, optical devices, laser, altro...)

Ai sensi della delibera del C.d.A. dell'Università di Firenze del 16/12/2011 recepita dal Consiglio Direttivo del LENS nella seduta del 18/5/2012:
"Per le spese da € 40.000,00 fino al limite di € 209.000,00 (attuale soglia comunitaria) si procederà con la richiesta formale di cinque preventivi che deve contenere tutti gli elementi essenziali del contratto da stipularsi. Ove la normativa variasse l'attuale soglia comunitaria, la nuova soglia sarà automaticamente recepita, senza dover ricorrere a nuove deliberazioni degli organi accademici"

La attuale soglia comunitaria, come modificata dal Regolamento (CE) n.1334/2013 della commissione del 13/12/2013, è di 209.000,00 €

Quando l'importo presunto è maggiore di 40.000.00 € e l'oggetto dell'acquisto rientra nella tabella delle spese in economia, si può presentare il caso di avere sul mercato molti operatori economici che potrebbero essere in grado di fornire il materiale. Prima di tutto dobbiamo verificare se il prodotto /servizio è presente in CONSIP e/o nelle centrali di committenza regionali. Altrimenti, ai sensi della delibera del C.d.A. dell'Università di Firenze del 16/12/2011, dopo attenta indagine di mercato, possiamo richiedere all'amministrazione del LENS di procedere mediante invito formale a presentare l'offerta solo a 5 operatori economici.

Essendo il LENS un ente che svolge attività di ricerca scientifica sperimentale, nei casi di un mercato specifico come il nostro, si può richiedere al Direttore la possibilità di procedere con PROCEDURA NEGOZIATA, ai sensi dell'art. 57 del Codice degli Appalti, mediante richiesta formale di offerta ad almeno 3 soggetti.

Ai sensi dell'art. 57 Co.2 lett.b del Codice degli Appalti. si può verificare il caso in cui siamo in presenza di un solo operatore economico in grado di soddisfare i requisiti e le caratteristiche tecniche del prodotto richiesto. Si può quindi richiedere al Direttore del LENS la possibilità di procedere con PROCEDURA NEGOZIATA mediante richiesta formale ad un solo soggetto.

L'applicazione della procedura negoziata ai sensi del suddetto articolo è già stata utilizzata in passato al LENS nei seguenti casi:

1. In caso di esito di precedenti procedure,

2. In caso di prestazione contrattuale che può essere fatta, con i requisiti e le caratteristiche richieste, da un solo soggetto,

3. In caso di esigenza di completamento o di continuità in relazione a precedenti forniture o servizi,

4. Per motivi di urgenza dovuti a circostanze imprevedibili non imputabili al LENS.

Acquisti per cassa:  (Modulo di richiesta rimborso  )

Gli acquisti in contanti devono essere limitati ai casi urgenti, solo eccezionalmente e per piccoli importi (fino a 50 €), e/o per spese per le quali sia inevitabile il pagamento per contanti.

Condizione necessaria per gli acquisti per cassa è la verifica della disponibilità di cassa per l'importo, comprensivo di IVA, del bene da acquistare. La spesa sarà sostenuta da chi effettua l'acquisto. Successivamente ed entro un mese dalla data di acquisto dovrà essere presentato in Amministrazione lo scontrino fiscale, necessario per ottenere il rimborso della spesa sostenuta, unitamente alla presentazione del "Modulo di richiesta rimborso" debitamente compilato.

Solo in casi del tutto eccezionali si puo superare il tetto dei 50 € (limite massimo consentito 1000 €, da stabilire di volta in volta previa verifica delle disponibilità di cassa). In questo caso è necessario presentare la ricevuta fiscale in Amministrazione per ottenere il rimborso. In alternativa ed eccezionalmente è ammessa la fattura intestata alla persona che effettua l'acquisto.

Gli acquisti in contanti presso ditte estere sono possibili solo in casi di assoluta mancanza di alternative e con modalità da stabilire preventivamente di volta in volta.

Il rimborso spesa sarà effettuato esclusivamente nei giorni previsti dall'Ufficio Amministrazione: Lunedì dalle 9.00 alle 13.00 e dalle 14.00 alle 17.00 e il martedì dalle 8.00 alle 13.00.

  • Modulo di richiesta rimborso

Le Procedure di Acquisto sono regolate dal Codice dei contratti pubblici Dlgs 163/2006, che recepisce le Direttive europee n.2004/17/CE e 2004/18/CE, dal Regolamento di Amministrazione, finanza e contabilità D.R 405/2014 dell'Università di Firenze, e dalla delibera del Consiglio Direttivo del LENS del 18/5/2012 che recepisce la delibera del C.d.A. dell'Università di Firenze del 16/12/2011, la quale fa specifico riferimento all'art. 125 del Codice degli Appalti: “lavori, servizi e forniture in economia”. L'elenco delle spese in economia (Vedi tabella) viene determinato dalla delibera del C.d.A. dell'Università di Firenze del 25/02/2011.

Attenzione: ai sensi dell'art. 38 e seguenti del Codice degli Appalti i fornitori assegnatari di lavori, forniture e servizi devono possedere i requisiti di carattere generale, tecnici e finanziari.

La motivazione costituisce un elemento determinante per l'acquisto.


TUTTI I PAGAMENTI VENGONO EFFETTUATI TRAMITE BONIFICO BANCARIO, generalmente a 30 giorni dal ricevimento della fattura, previa attestazione di regolare esecuzione /collaudo positivo, e previa verifica della regolarità contributiva e fiscale del fornitore.

NON SONO AMMESSI PAGAMENTI IN CONTANTI tranne quelli effettuati per le spese in via breve (Acquisti per cassa) tramite l'utilizzo del fondo economale ai sensi dell'art. 34 del Regolamento per l'amministrazione finanza e contabilità. (tali spese effettuate in nome e per conto del LENS devono essere documentate).

NON SONO AMMESSI PAGAMENTI IN ANTICIPO tranne che in casi eccezionali che devono essere autorizzati formalmente e direttamente dal Direttore tramite una richiesta scritta, personale, controfirmata dal Direttore del LENS.

NON SONO AMMESSI PAGAMENTI CON CARTA DI CREDITO (che é intestata al Direttore del LENS) tranne che in casi eccezionali che devono essere autorizzati formalmente e direttamente dal Direttore tramite un modulo da richiedere in amministrazione.